À qui s’adresse cette politique?
Cette politique s’adresse aux étudiants-e-s de l’UQAM. À cet égard, le ou la répondant-e doit avoir une tâche bien définie dans le projet et les projets dont le comité organisateur est formé en majorité d’étudiants-es de l’UQAM seront traités en priorité. Toutefois, les membres de l’AEmel auront priorité lors de l’attribution des subventions.
Quels projets sont admissibles?
Cette politique vise à encourager, par un soutien financier, les projets étudiants :
— Qui sont complémentaires au champ d’études, c’est-à-dire qui concernent directement le domaine littéraire, par exemple : les revues littéraires, les colloques, ou bien les projets personnels de publication.
— Ayant une vocation culturelle, politique ou sociale et qui ont un rayonnement sur les étudiants-es de l’AEmel-UQAM et/ou pour la communauté uqamienne dans son ensemble.
Quelles sont les restrictions?
Ne seront PAS subventionnés :
- les projets reliés directement à un cours ou à un stage, peu importe le nombre de crédits alloués ou le nombre de répondant-e-s touché-e-s;
- les projets mis en oeuvre par d’autres associations modulaires ou facultaires; ou par des groupes agréés ou d’envergure de l’UQAM: ces groupes bénéficiant déjà d’un financement pour leurs activités;
- les projets qui ont déjà reçu une subvention de la part de l’AEmel-UQAM lors de la session d’automne : un projet ne peut recevoir plus d’une subvention au cours d’une même année scolaire;
- les projets où le ou la responsable n’aurait pas remis un bilan financier pour une précédente édition de ce projet ou pour un autre projet subventionné par l’AEmel-UQAM, ou bien si le premier projet subventionné par l’AEmel-UQAM n’a pas encore eu lieu;
- les projets à caractère sexiste, raciste;
- les projets commandés ou financés directement ou indirectement par un parti politique;
- les projets générant des profits.
Les dépenses suivantes ne sont PAS admissibles :
- Le versement d’honoraires à l’intention des organisateurs-trices du projet, à des employés-es ou à des contractants-es. Toutefois, les honoraires attribuables directement à l’exploitation d’une salle (aux fins du déroulement du projet) sont remboursables, notamment les honoraires des techniciens, des éclairagistes. De même, dans le cas d’un projet de publication, l’embauche d’un-e graphiste ou d’un correcteur ou d’une correctrice est également admissible.
- L’achat d’équipements qui demeureront la propriété des organisateurs-trices et/ou des participant-e-s après le déroulement du projet;
- Les coûts liés à l’hébergement, aux déplacements des organisateurs-trices et des participants-es, de même que les repas des organisateurs-trices;
- L’achat d’alcool et d’un permis d’alcool.
Comment déposer une demande de subvention ?
Au début de la session d’automne et de la session d’hiver est annoncée la date limite pour effectuer une demande de subvention dans l’AEmel sur le pouce. Dès lors, il est possible de venir chercher un formulaire au local J-1080 ou de le télécharger : Formulaire de demande de subvention externe
Vous devez vérifier si votre demande répond aux conditions énoncées dans la Politique de subvention de l’AEmel-UQAM.Vous pouvez ensuite la déposer dans la boîte aux lettres devant le local de l’Association.
Assurez-vous de donner vos coordonnées afin que l’AEmel-UQAM puisse communiquer avec vous afin de donner suite à votre demande.
Que doit contenir une demande de subvention?
Toute demande, pour être jugée recevable, doit contenir les informations suivantes :
- Une description du projet comprenant les objectifs, le calendrier de production et toute autre information nécessaire à sa compréhension;
- Une prévision budgétaire détaillée comprenant l’ensemble des revenus (vente de billets, autres subventions, etc.) et l’ensemble des dépenses (impressions, location de salle, honoraires, etc.).
- Une photocopie du relevé de compte, si la demande de subvention est présentée par un groupe ayant déjà reçu une subvention de l’AEmel.
Comment seront évaluées les demandes de subventions?
Le Comité exécutif de l’AEmel-UQAM, réuni en huis-clos, sera l’instance décisionnelle en ce qui concerne la répartition des subventions. Il se réserve le droit d’accorder un prêt ou toute autre forme d’aide au lieu d’une subvention.
Les exécutant-e-s étant impliqués-es dans un projet soumis doivent se retirer du processus décisionnel pour le dossier concerné.
Il est fortement recommandé que l’AEmel-UQAM ne soit pas le seul organisme approché pour une subvention.
Quel est le montant maximal accordé pour une subvention?
Le montant maximal accordé pour une subvention est de 500 $.
À quoi doivent s’engager les groupes subventionnés?
- À respecter les conditions de subventions : publiciser le nom de l’Association, son logo et son adresse internet, via une liste de commanditaires ou de remerciements ou de matériel promotionnel.
- À produire un texte d’information ou toute autre forme de texte publicitaire pour l’AEmel sur le pouce.
- À inviter l’Association, c’est-à-dire ses membres, à prendre part ou à assister aux activités du projet.
- À présenter l’original et à transmettre à l’Association une copie de tous les documents relatifs à leurs activités.
- À fournir à l’Association un bilan financier complet, avec factures, après la clôture de leurs activités. Ce bilan doit contenir les informations suivantes : – Une page de présentation du projet : nom(s), coordonnée, nom du programme et code étudiant du responsable de la demande, date(s) de réalisation, montant demandé à l’AEmel-UQAM; – Un bilan détaillé du projet : description du projet, conditions de réalisation, rencontre ou non des objectifs, les retombées, bilan des revenus et des dépenses, factures.
Attention, les conditions susmentionnées doivent être obligatoirement remplies afin de pouvoir recevoir de nouvelles subventions à l’AEmel-UQAM. De plus, les responsables d’un projet dont les conditions ne sont pas remplies dans les délais prescrits courent le risque de se voir refuser l’accès à toute nouvelle demande de subvention.
Comment les montants attribués sont-ils versés?
Si la commandite est accordée, l’AEmel-UQAM versera 60 % du montant prévu la semaine suivant l’octroi de la subvention et versera le dernier 40 % à la réception des factures relatives à la subvention. Cependant, le Comité exécutif de l’AEmel-UQAM peut conclure une entente avec l’équipe responsable du projet afin que les modalités de paiement soient réglées d’une autre manière.
En dernier lieu, et en vertu de la présente politique, s’il advenait que les dépenses inscrites au bilan ne reflètent pas les prévisions budgétaires fournies lors de la demande de subvention, et ce, sans justifications valables, ou que les dépenses ne soient pas jugées admissibles, l’AEmel-UQAM pourrait exercer son droit d’annuler ou même d’exiger un remboursement de la subvention qui a été octroyée. Si ce remboursement n’est pas effectué auprès de l’AEmel-UQAM, les demandes de subventions subséquentes seront refusées.